Przechowywanie dokumentów firmowych

Każdy przedsiębiorca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wytwarza wiele dokumentów, takich jak dokumenty podatkowe, ZUS, faktury czy dokumentacja pracownicza. Większość z nich trzeba archiwizować przez określony czas. Często ich przechowywanie i archiwizowanie nastręcza firmom wielu kłopotów. W ich uporządkowaniu i przechowywaniu można skorzystać z pomocy wyspecjalizowanych przechowalni dokumentów. Skorzystanie z takie usługi jak przechowywanie dokumentów ma wiele zalet.

Firma przechowująca dokumenty.

Firmowe dokumenty należy przechowywać w wersji oryginalnej. Przedsiębiorca może je archiwizować samodzielnie we własnej firmie. Dokumentację najlepiej jest podzielić chronologicznie, tak aby w łatwy i szybki sposób można było odszukać poszczególne dokumenty. Przede wszystkim trzeba ją zabezpieczyć przed uszkodzeniem lub całkowitym zniszczeniem. Należy również chronić ją przed niedozwolonymi zmianami i nieupoważnionym rozpowszechnianiem. Na rynku dostępne są różnego rodzaju teczki, boksy czy specjalne szafy do przechowywania dokumentów. Można skorzystać także ze specjalnej firmy, która oferuje takie usługi jak przechowywanie dokumentów. W takim przypadku na podstawie podpisanej umowy firma zajmująca się archiwizacją dokumentów przejmuje na siebie obowiązek ich przechowywania. Natomiast przedsiębiorca w każdym momencie ma możliwość wglądu do nich. Nie każdy przedsiębiorca może prowadzić działalność zajmującą się profesjonalnym przechowywaniem dokumentacji. Przechowywanie dokumentów to poważna sprawa. Zajmować się tym może wyłącznie przedsiębiorca będący osobą prawną bądź jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej. Ponadto w skład zarządu nie mogą wchodzić osoby, które były karane przeciwko wiarygodności dokumentów lub mieniu. Działalność w zakresie przechowywania dokumentacji nie może być wykonywana przez jednoosobowego przedsiębiorcę wpisanego do ewidencji działalności gospodarczej. Warunkiem niezbędnym do prowadzenia tego rodzaju działalności jest posiadanie przez przedsiębiorcę bazy organizacyjno-technicznej zapewniającej warunki przechowywania dokumentacji oraz właściwe warunki jej udostępniania.

Ten wpis został opublikowany w kategorii Bez kategorii, IT. Dodaj zakładkę do bezpośredniego odnośnika.